Gestione lavanderia industriale.
L'applicazione è stata sviluppata per le Lavanderie dell' Alto Adige e configurata per le loro esigenze.
E' suddivisa nei moduli Abiti da lavoro e Biancheria.
Nota tecnica
L'applicativo è stato realizzato con Microsoft Access; il database è Microsoft Access.
L'applicativo è costituito da circa 100 forms, 40 report, 330 query, 13.500 linee di codice Visual basic; il database è costituito da circa 150 tabelle.
L'applicativo può gestire molte centinaia di migliaia di capi e milioni di movimenti su un server con caratteristiche di poco superiori ad un normale PC.
Abiti da lavoro.
L'ambito di funzionamento dell'applicativo sono gli abiti da lavoro, di proprietà del cliente o noleggiati al cliente, identificati univocamente che vengono lavati periodicamente.
Un esempio classico è dato dalle tute da lavoro che i datori di lavoro mettono a disposizione dei dipendenti.
L'applicativo gestisce la definizione dei contratti, la vestizione iniziale dei dipendenti, i lavaggi periodici, le consegne, i cambi della dotazione di abiti e la fatturazione. Gli abiti sono individuati univocamente con un codice a barre, se necessario possono essere utilizzati altri sistemi di identificazione (Es. Microchip).
Abiti da lavoro - Principali funzionalità.
Prima di esaminare in dettaglio le varie funzionalità ci preme evidenziare che tutte funzioni gestionali sono state realizzate in modo da non costringere l'utente ad effettuarle in un momento particolare.
Per esempio se una persona vestita cambia di reparto, e quindi cambia la dotazione di abbigliamento, al 15 aprile, il sistema consente di inserire il cambiamento il 3 marzo con data 15 aprile.
Poco prima del 15 aprile il sistema segnala l'esigenza di spedire alcuni capi alla persona e dopo il 15 aprile segnala di ritirare i capi della persona nel momento in cui sono movimentati.
L'applicativo conosce la situazione di ciascuna persona vestita e cioè quali abiti ha in dotazione, quali abiti dovrà avere e quali abiti ha già avuto.
Di conseguenza per ciascun capo è possibile sapere da quali persone è stato usato, quanti lavaggi ha subito e dove si trova (presso il cliente, in fase di lavaggio, in magazzino, ecc.).
Le principali funzioni dell'applicativo sono:
Abiti da lavoro - Anagrafica articoli.
L'anagrafica articoli permette di definire gli articoli che saranno assegnati alle persone vestite e specificare le relative caratteristiche economiche e tecniche.
Abiti da lavoro - Anagrafica clienti.
L'anagrafica dei clienti permette di registrare i clienti e classificarli secondo varie categorie.
Per ciascun cliente è possibile specificare più punti di consegna.
Per ciascun cliente è possibile specificare gli armadi ed i cassetti di cui è dotato, ciascun armadio e cassetto è individuato singolarmente chiunque ne sia il proprietario.
Questo sia al fine di tenerne traccia per l'inventario e la fatturazione nel caso l'armadio sia di proprietà della lavanderia, sia per sapere dove consegnare gli abiti di ciascuna persona vestita.
Abiti da lavoro - Contratti.
Il sistema permette di registrare i contratti di servizio stipulati con la clientela al fine di prevedere il fabbisogno di abiti derivante dai contratti e di automatizzare le fasi di fatturazione.
Sul contratto è possibile specificare:
Le informazioni generali.
Il prezzo del noleggio e del trattamento per ciascun articolo.
Il prezzo forfetario per il noleggio ed il trattamento di una persona con una determinata dotazione di abiti (Persona Vestita).
Il prezzo del noleggio di un armadio ed il costo della consegna e ritiro capi.
Le operazioni particolari da pagare a parte (Es. interventi rammendo.).
Un importo fisso mensile.
Il contratto può comprendere un mix dei vari tipi di costi (Es. Importo fisso + fatturazione per per articolo).
Il contratto può specificare prezzi base, validi per tutti gli indirizzi del cliente e prezzi particolari validi per una sola sede.
Abiti da lavoro - Gestione utenti. .
L'applicativo permette di censire gli utenti che usufruiscono del servizio.
Il censimento consente di determinare il fabbisogno esatto di capi conseguente dal contratto e costituisce la base per la consegna dei capi e tutte le operazioni di gestione.
Abiti da lavoro - Operazioni sui capi.
Tutta la gestione si basa sulle operazioni effettuate sui capi.
Ogni posizione di lavoro esegue sui capi l'operazione di propria competenza e segnala l'effettuazione dell'operazione leggendo il codice a barre del capo.
Le operazioni permettono di tenere traccia, secondo il livello di dettaglio definito dalla direzione di tutto quello che avviene sul capo.
Per esempio si può configurare il sistema per tener traccia dell'entrata in stabilimento del capo e della spedizione all'utente.
Viceversa si può tenere traccia di tutte le fasi interne di lavorazione come ad esempio, ricevimento, lavaggio, controllo qualità, sartoria, impacchettamento etc.
L'applicativo verifica che le operazioni siano svolte in sequenza corretta, la spedizione di un capo che non è entrato in stabilimento non è possibile senza l'intervento di un supervisore che effettua le opportune verifiche ed azioni correttive.
Il sistema prevede due tipi di operazioni, le operazioni standard e le operazioni speciali. Le operazioni standard sono liberamente definibili dall'utente, le operazioni speciali richiedono la scrittura di codice e possono essere aggiunte solo su richiesta.
Esempi di operazioni speciali sono l'assegnazione dei capi agli utenti, operazioni particolari che in un solo passo svolgono 2 o più operazioni elementari, etc.
Abiti da lavoro - Giri di consegna.
Al termine della lavorazione il sistema indica all'operatore a quale sacco destinare il capo pulito, ovviamente i sacchi sono stati precedentemente associati ad un cliente che è a sua volta associato ad un giro di consegna.
L'applicativo gestisce la stampa dei documenti di trasporto in base ai giri di consegna predefiniti ed in base ai capi che hanno completato la lavorazione al termine del periodo.
Abiti da lavoro - Fatturazione.
La fatturazione calcola le fatture da inviare ai clienti producendo in allegato tutta la documentazione di dettaglio necessaria.
L'operazione si basa sulle informazioni dei contratti e sulla movimentazione ed è quindi automatica.
Le fatture sono trasmesse alla contabilità con una opportuna interfaccia.
Abiti da lavoro - Reporting operativo.
Il reporting operativo comprende le analisi necessarie per rispondere alle richieste della clientela quali:
Dove sono i capi di un certo utente ?
Chi ha in dotazione questo capo ?
Che capi ha in dotazione un utente ?
Quali capi dobbiamo ancora consegnare ad un utente ?
Quali sono gli utenti che hanno più capi della dotazione contrattuale ?
Abiti da lavoro - Reporting gestionale.
Il reporting gestionale consente di rispondere a domande quali :
Qual'è l'impegno finanziario generato dagli acquisti di abiti per un contratto ?
Qual'è la vita media di un capo di un certo articolo ?
Qual'è il fatturato per cliente ?
In quali componenti si divide il fatturato di un cliente ?
Biancheria.
L'ambito di funzionamento dell'applicativo è la biancheria, o altri capi non univocamente identificati, noleggiata o di proprietà del cliente.
Tipici clienti di questi servizi sono alberghi, ristoranti, ospedali e comunità in genere.
L'applicativo gestisce la definizione dei contratti, i lavaggi periodici, le consegne, la fatturazione, il reporting e le altre attività di una lavanderia.
Biancheria - Principali funzionalità.
Prima di esaminare in dettaglio le varie funzionalità ci preme evidenziare che tutte funzioni gestionali sono state realizzate in modo da non costringere l'utente ad effettuarle in un momento particolare.
Per esempio se un albergo varia i quantitativi di biancheria richiesta al 15 aprile, il sistema consente di inserire il cambiamento con data 15 aprile.
Poco prima del 15 aprile il sistema segnala l'esigenza di spedire ulteriore biancheria.
L'applicativo conosce la situazione di ciascun cliente e quindi quanti pezzi dei vari articoli ha in un dato momento presso di sè e quanti ne avrà in futuro.
Da ciò la possibilità di una corretta gestione del magazzino e la possissibilità di analisi della redditività del cliente.
Biancheria - Anagrafica articoli.
L'anagrafica articoli permette di definire gli articoli messi a disposizione per il noleggio e le relative caratteristiche, è possibile inserire in anagrafica anche capi privati.
È possibile assegnare agli articoli codici di sort che consentono di stampare i documenti con gli articoli opportunamente ordinati.
Agli articoli è possibile attribuire un codice a barre da apporre sulle confezioni.
Biancheria - Anagrafica clienti.
L'anagrafica dei clienti permette di registrare i clienti e classificarli secondo varie categorie.
Per ciascun cliente è possibile specificare più punti di consegna, ad esempio una società che possiede tre alberghi è un cliente con tre punti di consegna / indirizzi.
È possibile assegnare ai clienti codici a barre.
Biancheria - Contratti.
Il sistema permette di registrare i contratti di servizio stipulati con la clientela al fine di permettere la fornitura di quantità corrette di biancheria e di automatizzare le fasi di fatturazione.
Sul contratto è possibile specificare:
- Le informazioni generali.
- Il prezzo del noleggio e del trattamento per ciascun articolo.
- La dotazione di ciascun articolo prevista per un determinato periodo.
È importante sottolineare che nell'ambito di un contratto si possono avere prezzi differenziati per i diversi indirizzi di un cliente.
Ad esempio una società con 10 alberghi può avere 8 alberghi nella provincia in cui ha sede la lavanderia, tali alberghi avranno tutti lo stesso prezzo per i vari servizi.
I due alberghi restanti, uno a 200 km ed uno a 400 km potranno avere ciascuno prezzi diversi per tener conto della maggior distanza.
Biancheria - Operazioni.
Le due principali operazioni sono l'entrata dello sporco e la spedizione del pulito.
L'entrata dello sporco propone all'operatore gli articoli assegnati all'albergo, l'operatore immette le quantità contate.
La conta avviene manualmente, per dei clienti dello Studio sono state sviluppate interfacce con macchine contapezzi.
La filosofia di gestione operativa del cliente è basata sulla dotazione assegnata.
All'inizio del contratto è assegnata al cliente una dotazione di biancheria; nel momento in cui entra dello sporco la dotazione è si riduce.
Al momento di preparare un tour il sistema determina la differenza tra la quantità assegnata e la dotazione effettiva, in base a questa determina il numero di confezioni da inviare.
Un ritiro di biancheria avviene semplicemente riducendo o annullando la dotazione, lo sporco entrato non è più restituito come pulito.
Nel momento in cui si crea il documento di trasporto il sistema propone le quantità che l'utente può confermare o variare.
Oltre alle operazioni descritte sono previste nel sistema altre operazioni per una gestione completa del trattamento della biancheria.
Biancheria - Giri di consegna.
I documenti di trasporto possono essere preparati per un cliente/indirizzo o per un giro di consegna.
Ad ogni esecuzione del giro di consegna può essere associato un autista diverso.
Biancheria - Fatturazione.
La fatturazione calcola le fatture da inviare ai clienti producendo in allegato tutta la documentazione di dettaglio necessaria.
L'operazione si basa sulle informazioni dei contratti e sulla movimentazione ed è quindi automatica.
e fatture sono trasmesse alla contabilità con una opportuna interfaccia.
Biancheria - Reporting operativo.
Il reporting operativo comprende le analisi necessarie per rispondere alle richieste della clientela quali:
Quali articoli ha un cliente ?
Qual'è la rotazione degli articoli presso il cliente ?
Quali sono i clienti che non rendono gli articoli inutilizzati ?
Quali articoli dobbiamo ancora consegnare ad un utente ?
Biancheria - Reporting gestionale.
Il reporting gestionale consente di rispondere a domande quali :
Qual'è l'impegno finanziario generato da un cliente ?
Qual'è la vita media di un articolo ?
Qual'è il fatturato per cliente ?
In quali componenti si divide il fatturato di un cliente ?